Personvern ved opptak

Informasjon om hvordan NMBU håndterer personopplysningene dine når du har søkt opptak

Hva er en personvernerklæring?

En personvernerklæring beskriver hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte om personopplysningene dine. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan NMBU håndterer personopplysningene dine dersom du er søker eller student.

Formålet med personvernerklæringen er å informere deg om

• hvilke personopplysninger som vi behandler
• hvordan de blir behandlet
• hvem som er ansvarlig for behandlingen
• hvilke rettigheter du har
• hvem du kan kontakte for mer informasjon

Denne personvernerklæring beskriver i utgangspunkter hvordan opptak og studieavdelingen håndterer personoopplysningene dine.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person. Opplysninger som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning. Eksempler på personopplysninger om deg som blir registrert og behandlet ved NMBU er navn, bilde, kontaktinformasjon, undervisnings- og eksamensmeldinger, karakterer og oppnådde grader.

Det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS)

Felles studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler og statlige høgskoler i Norge. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved NMBU vil personopplysningene dine bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke nettapplikasjoner som Søknadsweb, Nominasjonsweb og Studentweb er del av FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS

• Formål

  Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, doktorgradskandidat eller kursdeltaker og å oppfylle NMBUs oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

  Det er nødvendig for NMBU å behandle personopplysningene dine slik at NMBU eksempelvis kan

  • behandle søknaden din om opptak til studieprogram/emner/kurs
  • utføre nødvendig administrasjon rundt studieløpet ditt og deg som student
  • dokumentere dine utdanningsresultater.
• Rettslig grunnlag

  Behandlingen hjemles i bestemmelser i universitets- og høyskoleloven, § 4-15 og personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b. Personvernforordningen er EUs nye lovgivning på personvernområdet, og skal gjelde for hele EU/EØS fra 25. mai 2018/sommeren 2018. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. I enkelte tilfeller har vi også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer.

• Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?

  Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: Profilinformasjon slik som navnet ditt, fødselsnummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om bakgrunnen din, statsborgerskap og foto. Videre informasjon om studieløpet ditt, resultater på emner, oppnådde grader, samtykker du har gitt, registreringsopplysninger for hvert semester, fakturainformasjon, om politiattest er levert og status for oppholdstillatelse i de tilfellene dette er relevant. Dessuten ulike former for sanksjoner i forbindelse med eventuell karantene og utestenging.

  Personopplysningene dine kan komme inn i FS fra
  

  • Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
  • Deg selv via Søknadsweb
  • Deg selv via Studentweb
  • Nasjonal vitnemålsdatabase
  • Andre universiteter/høgskoler
  • Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)
  • Saksbehandlere ved NMBU
  • Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
  • Lånekassen
  • Digitale eksamenssystem

  
  Frivillige registreringer
  

  • Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak (SO)
  • Deg selv via Søknadsweb
  • Deg selv via Studentweb

  Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak og Søknadsweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier og laste opp dokumenter. I Studentweb kan du blant annet registrere og se informasjon om studieløpet ditt, inkludert informasjon om plass på undervisning, eksamensmeldinger og resultater. Disse opplysningene kan være nødvendige for du skal kunne studere ved NMBU og dokumentere utdanningen din i etterkant.

• Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

  Hvis du søker om opptak til NMBU via Søknadsweb, hentes personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter navnet ditt, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

• Andre universiteter og høgskoler

  1. 1. Har du oppnådd resultater ved andre læresteder i Norge?
     Søker du opptak til NMBU eller søker du om godkjenning til å få bruke emner fra andre læresteder i studieløpet ditt ved NMBU? Da  henter NMBU inn resultatene dine fra andre læresteder i Norge som også bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler, bortsett fra Handelshøyskolen BI.
  2. 2. Emrex - resultater frauniversitet/høgskole utenfor Norge
     Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til NMBU. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.
  3. 3. Register over utestengte studenter (RUST)
     Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg, som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil NMBU gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun utvalgte personer vedNMBU vil få tilgang til personopplysningene. Se også personvernerklæringen for RUST.
• Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)

  FS, inklusive Søknadsweb og Studentweb, kan hente inn den private e-postadressen din og mobilnummeret ditt fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at NMBU skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra Kontakt- og reservasjonsregisteret, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt (difi).

• Saksbehandlere ved NMBU

  I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved NMBU registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.

• Det sentrale folkeregister (Folkeregisteret)

  For at navnet ditt skal være riktig registrert i FS henter vi inn navnet ditt fra Folkeregisteret med jevne mellomrom. Vi henter også inn din folkeregisterregistrerte adresse.

• Lånekassen

  Lånekassen henter personopplysninger om deg fra FS dersom du har et kundeforhold til Lånekassen. Opplysningene Lånekassen får, er om du er student i aktuelt semester. Lånekassen får også opplysninger om eksamen er avlagt og antall studiepoeng, og godkjenningssaker.

• Digitale eksamenssystem

  Flere og flere eksamener gjennomføres i digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

• I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

  Når du søker om opptak til eller er student på NMBU, vil en rekke prosesser i forbindelse med opptaket og studieløpet ditt utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder:

  • vurdering av om du er kvalifisert for opptak
  • poengberegning ved opptak
  • tildeling av studieplass
  • beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner via Studentweb
  • søknad om plass på undervisning og melding til eksamen
  • beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler
  • kontroll av utdanningsplanen
  • oppretting av fakturaer
  • søknad om utveksling
  • beregning av oppnådd grad
  • inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon
• Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

  Personopplysningene dine knyttet til opptak og studier blir i utgangspunktet lagret til evig tid i databasene til NMBU. Det finnes noen unntak:

  • Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
  • Personopplysninger knyttet til handlinger du utfører i Studentweb, inklusive IP-adresse og eksempelvis om du melder deg til eller trekker deg fra eksamen, lagres i 365 dager før de slettes.
  • Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
  • Hvis NMBU mottar informasjon om at du er død, vil vi slette kontaktinformasjonen din. Eventuelle søknader om opptak, undervisnings- og eksamensmeldinger vil bli trukket.

Hvem kan få utlevert personopplysninger om deg?

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. NMBU kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig. Personopplysningene dine blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller til internasjonale organisasjoner.

Personopplysningene dine kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

• Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

  Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning - leverandør og utvikler av FS
  Ansatte ved Unit som har behov for det i sitt arbeid, vil ha tilgang til dine personopplysninger, for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i FS.

• Studentsamskipnaden i Ås (SiÅs) og Oslo og Akershus (SiO)

  Hvis du har betalt semesteravgift inneværende semester, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan SiÅs  og SiO (gjelder for veterinær- og dyrepleiestudenter ved Campus Adamstuen) hente ut personopplysninger om deg fra NMBU. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut fødselsnummeret ditt (11 siffer), navnet ditt, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

• Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret )

  Hvis du kommer til Norge for å studere, og ikke er registrert i Folkeregisteret ennå, vil NMBU søke Samordna opptak om at du får et foreløpig fødselsnummer (S-nummer). Samordna opptak sjekker med Folkeregisteret at du ikke allerede finnes i Folkeregisteret, før du får et S-nummer.

• Utlendingsdirektoratet (UDI)

  Hvis du ikke er registrert med permanent oppholdstillatelse i Norge, utarbeider NMBU en rapport om deg vedrørende studieprogresjon og deltidsarbeidstillatelse. Rapporten får du i papir fra NMBU, og så gir du den selv til Utlendingsdirektoratet (UDI). Les mer på UDIs regelverk.

• Lånekassen

  For at du skal slippe å dokumentere at du er student, at du har tatt eksamen og fått resultater fra delstudier i utlandet, får Lånekassen disse personopplysninger om deg direkte fra FS ved NMBU. De får også opplysninger om fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.

• Brukeradministrativt system

  For at du skal få en IT-konto ved NMBU og tilgang til våre IT-tjenester, må personopplysningene registreres i et brukeradministrativt system, som på NMBU heter Binge. I den anledning sender vi personopplysninger som adresse, gruppetilhørigheter og informasjon om meldinger til undervisning og eksamen fra FS til Binge.

• Canvas (digitalt læringsmiljøsystem)

  NMBU benytter Canvas i undervisningssammenheng. Dette betyr at Instructure, som utvikler og drifter Canvas, vil ha tilgang til navnet ditt, brukernavnet ditt og NMBU e-postadressen din.

• NMBUs adgangskontrollsystem

  Opplysninger om deg vil bli registrert i universitetets adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til universitetets bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av studiekortet. Studenter som ønsker studiekort, blir fotografert hos Datatjenesten. Bildet på aktive studiekort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk.

• Computas (leverandør av Studentbevis-appen)

  Hvis du er student på NMBU, har registrert deg for semesteret og har betalt semesteravgiften, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt NMBU-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Appen viser også bilde av deg som NMBU ved SiÅs har tatt av deg for bruk til studentkort. Det er du som selv laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. Det er frivillig å ta i bruk appen.

• NMBUs arkivsystem P360

  Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved NMBU, vil dette være registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem som heter P360.

• Andre universiteter og høgskoler

  Søknad om opptak gjennom Samordna opptak

  Når du søker om opptak til NMBU gjennom Samordna opptak, vil søknaden din i de fleste tilfeller bli behandlet av NMBU. Hvis du har søkt om opptak til ett eller flere andre universiteter eller høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

  Samtykke til resultatutveksling

  Hvis du har oppnådd resultater på emner og har oppnådd grader fra et universitet eller høgskole, og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle resultatene dine fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI.

  Godkjenning av utenlandsk utdanning (GAUS)

  Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universiteter og høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

  Ved vedtak om sanksjoner i forbindelse med atferd (RUST)

  I tilfeller hvor det er registrert at NMBU har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til, eller ønsker å avlegge eksamen, ved et norsk universitet eller høgskole, vil utvalgte personer ved denne institusjonen få tilgang til personopplysningene dine. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se også personvernerklæring for RUST.

• NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

  Godkjenning av utenlandske studier

  Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

• BIBSYS/leverandør av biblioteksystem

  For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved NMBU og ta i bruk  bibliotekstjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du er registrert aktuelt semester og har betalt semesteravgiften.

• Norsk senter for forskningsdata (NSD) og Database for høyere utdanning (DBH)

  NMBU sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til

  • din søknad om opptak til studier
  • din registrering for aktuelt semester, betalt semesteravgift og melding(er) til emne(r)
  • dine avlagte eksamener
  • din(e) oppnådd(e) grader
  • din(e) opphold på utveksling(er)
  • om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
  • deg og ditt doktorgradsprogram.
• Statistisk sentralbyrå (SSB)

  NMBU sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Forsendelsen går via DBH. Dette er personopplysninger som er relatert til

  • din registrering og betaling for semesteret
  • dine eksamensresultat(er)
  • dine fullførte studieprogram
  • dine oppnådde grader
  • deg og ditt opptak på et doktorgradsprogram
• Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi)

  Det er mulig å logge inn i Søknadsweb og Studentweb med innloggingsløsningene MinID og BankID via ID-porten. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID. Hvis du logger inn med ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Difi ved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk. Behovet oppstår når Difi må yte hjelp til brukere eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.

  Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.

• Utlevering av personopplysninger etter offentlighetsloven

  I tilfeller hvor NMBU mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene i offentlighetsloven, vil bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at NMBU sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

• Sikkerheten rundt personopplysningene dine

  NMBU gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyser av datasystemene vi benytter, for å sikre personopplysningene dine. Vi har også flere sikkerhetstiltak, som for eksempel tilgangskontroller for å hindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang til personopplysningene dine. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i arbeidet.

Rettighetene dine

• Rett til informasjon og innsyn

  Du har krav på å få informasjon om hvordan NMBU behandler personopplysningene dine. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

  Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved NMBU. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

• Rett til retting

  Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg kontakte oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

• Rett til begrensing av behandling

  I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre bruk og behandling blir begrensede.

  Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har protestert mot behandlingen, har du rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi eventuelt har rettet personopplysningene dine, eller har fått vurdert om protesten din er berettiget.

  I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensing av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensing av dine personopplysninger, må vilkårene i personvernforordningen artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensing av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

• Rett til sletting

  I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen. Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser om hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om de rettslige vilkårene for å kreve sletting er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

• Rett til å protestere

  Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen av personopplysningene dine. Eksempler kan være dersom du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Retten til å protestere er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Hvis du protesterer mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å protestere er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, for eksempel hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Kontaktpunkt

Dersom du ønsker ytterligere informasjon, kan du sende din henvendelse til opptak@nmbu.no